Vivemos tempos de palavras simples e objetivas. Também é muito importante a padronização nos veículos de diálogo, que mostre a identidade e a facilidade de achar a informação. No campo corporativo, isso se faz mais necessário, afinal, empresas e executivos não têm tempo a perder.
Falando por meio de cartas
As cartas são o meio pelo qual empresas se comunicam umas com as outras. Tenho certeza de que você já ouviu falar de ofício, que é a mesma coisa. Todavia, esse é um termo aplicado à administração pública. Para organismos privados, a palavra carta é a adequada, apesar de muitas empresas adotarem o termo ofício para suas comunicações.
Uma carta deve ser objetiva, clara e concisa. Lembre-se de que vivemos momentos em que não se pode perder tempo. Se você escrever demais na sua comunicação, corre o risco de tornar-se enfadonho e prolixo. Seja direto no que quer solicitar, no seu convite e na sua avaliação, ou em outros objetivos.
A necessidade da padronização
Quando lembramos a importância da padronização nas comunicações (não somente em cartas, mas em peças publicitárias, avisos, leiautes de livros e outras), não se trata somente de mostrar uma “cara” da instituição, mas também facilitar a busca de elementos básicos por parte de quem as recebe e já está acostumado com sua forma de falar.
Para isso, sempre dou uma dica a quem solicita orientações sobre esse tema: deixe seu texto visualmente limpo, evitando uso excessivo de sublinhados, itálicos ou negrito. Claro que o grifo (itálico) é necessário para palavras estrangeiras e outras ocasiões, mas negrito e sublinhado quase nunca serão necessários. Informações básicas a serem destacadas podem ser inseridas em itens antes do texto, como assunto, referências e anexos. Isso facilita bastante a vida do destinatário.
Outra tentação a ser vencida nesse meio é quando um novo chefe resolve mudar tudo. É bom saber que a comunicação deve ter a apresentação da empresa e não de uma pessoa isoladamente. Mexer, só se muito necessário.
Lance todas as informações básicas
O primeiro parágrafo deve conter as informações básicas que se queira comunicar. Em um convite, diga logo o que ocorrerá, quando e onde, o objetivo do evento e as eventuais presenças importantes ou a necessidade de alguma atividade extra do convidado. Em seguida, vêm as orientações adicionais.
Para uma apresentação de relatório, avaliações e afins, já se aponta o resultado no primeiro parágrafo; depois, as outras coisas. Se for muito extenso, prepare um anexo. Assim ele poderá ser arquivado separadamente.
Uma orientação a quem escreve, com aulas e oficinas para sistematização, e até um manual sempre são bem-vindos.
